Começando pelo começo (rsrs), a secretaria digital é um sistema que permite que a sua instituição de ensino administre todo o acervo acadêmico.
Explicação muito abrangente? 😄
Bom, vamos ser mais específicos, segura as pontas aí!
É uma plataforma que serve como ferramenta pra gestão de protocolos, certificados, documentos financeiros, matrículas, notas, mapas de presença... Ou seja, tudo o que engloba o universo administrativo acadêmico e que, a partir de agora, deve estar digitalizado.
A ideia é tornar a gestão das instituições cada vez mais paperless (ou sem consumo de papel pra impressões, no bom e velho português 😛).
A secretaria digital facilita o acesso, edição, upload e download de documentos! Serve como uma plataforma de integração dos diferentes setores da instituição.
Mas como surgiu a secretaria digital?
Essa é uma pergunta importante! A secretaria escolar digital é uma solução necessária pra que as instituições de ensino se adequem à Portaria 315/18 do Ministério da Educação (MEC, pros íntimos, rs).
A portaria exige que as universidades e demais instituições de ensino superior digitalizem todos os seus documentos físicos.
Estamos falando dele, do Acervo Acadêmico Digital!
O prazo original pra implementação era de 24 meses a partir da publicação da portaria (em abril de 2018).
Contudo, a Portaria 332 do MEC, publicada em 2020, estendeu esse prazo pra 48 meses.
É importante frisar que a mudança no texto aconteceu apenas no artigo 45, referente ao prazo de implementação do Acervo Acadêmico Digital.
E como fazer isso?
Tecnologia, né, mores? 😂 Bem, pra gerenciar esse acervo, a fim de garantir durabilidade, integridade, confiabilidade e autenticidade, o artigo 49 propõe a utilização de um sistema.
Pode ser tanto uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos quanto um sistema de secretaria digital, que integre as soluções e facilite a gestão.
Instituições de ensino que devem aderir à secretaria digital
Segundo a Portaria 315, a adoção da secretaria escolar digital cabe a todas “as instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.
Espertinha ou espertinho como é, você já entendeu que uma das diretrizes por trás da secretária digital é justamente aproximar a sua IES da modernização.
Diante disso, algumas das vantagens de se adequar o quanto antes são:
1. Praticidade: a secretaria escolar digital vai facilitar as operações do dia a dia, simplificando processos como requisições de documentos, assinaturas e vários outros.
2. Redução de fraudes: a secretaria digital é um sistema acadêmico completo. Assim, você tem acesso a cada um que visualizou ou editou um arquivo, bem como ao histórico de edições. Dessa forma, é possível rastrear qualquer atividade suspeita e agir em tempo real pra evitar prejuízos.
3. Padronização: É possível criar um sistema padronizado de armazenamento, que facilite tanto o ato do upload de um novo documento, como a pesquisa por ele.
4. Diminuição de perdas: com o controle dos arquivos digitalizados e dos nativamente digitais (e um extra, que é o armazenamento na nuvem), você não precisa se preocupar com perdas. A integridade é 100% mantida!
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